Helton Baking Company, Pelatihan karyawan.. (Bahan UTS MSDM)

Helton Baking company didirikan lebih dari 50 tahun lalu oleh tiga bersaudara. Sejak itu, Helton menjadi sebuah perusahaan yang besar, berbeda, mengolah lebih dari 1000 jenis produk makanan. Helton mempekerjakan lebih dari 10,000 orang dan melingkupi 23 negara bagian, secara nasional.

 

Salah satu pekerjaan penting di Helton adalah pengiriman roti. Ketika dipekerjakan , pengirim diberikan sebuah daerah kekuasaaan dan diberikan daftar dari pelanggan di daerah tersebut. Merupakan tugas mereka untuk mengantarkan produk roti dan mengambil pesanan baru.

 

Semua karyawan baru menerima pelatihan keahlian saat pertama bekerja. Pelatihan berlangsung selama satu minggu, diberikan kesempatan berhadapan langsung dengan manager distrik. Peserta pelatihan menemani manajer dengan apa yang akan menjadi rutenya. Peserta pelatihan diharapkan untuk mengamati dan mengingat kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh manager distrik pada pemberhentian yang berbeda selama rute. Selama di pemberhentian, kewajiban utama peserta pelatihan adalah untuk mengamati dan membantu manager dalam tugas – tugas penting.

 

Ada waktu perjalanan yang dirasa cukup diantara pemberhentian, memberikan kesempatan untuk manager kesempatan untuk menjawab semua pertanyaan yang ditanyakan dan bertanya kepada peserta pelatihan setiap detail yang harus diingat berkaitan dengan hal tertentu seperti pekerjaan mencatat dan pesanan pada pemberhentian. Manager juga menggunakan waktu ini untuk melakukan review dengan peserta mengenai berbagai macam situasi yang mungkin muncul dan menyebutkan cara penyelesaiannya secara benar. 

Pada minggu kedua, peserta akan bekerja sendiri. Mereka diberitahu untuk menelpon manager bilamana ada pertanyaan muncul selama rute.

Penjelasan :

Dari wacana mengenai program pelatihan yang dilaksanakan di Helton Baking Company dapat diketahui bahwa program pelatihan yang ada bertipe ON-THE-JOB TRAINING dan JOB INSTRUCTION TRAINING. Dimana salah satu ciri utamanya adalah peserta diberi kesempatan untuk mempelajari kerja dengan melihat pekerja yang lebih berpengalaman dan bertanya mengenai hal pekerjaan tersebut. Dari contoh wacana di atas, dapat dinilai mengenai keberhasilan dan kelemahannya

Keberhasilan : 

-Karyawan baru lebih mudah mengenal mengenai kondisi pekerjaan karena langsung dilibatkan di situasi pekerjaan. Situasi di area kerja dengan daerah cakupan yang luas dalam hal pengiriman roti menciptakan hal-hal yang berbeda satu sama lain. Saat karyawan baru diajak untuk terjun langsung ke dalam dunia kerja maka mereka akan lebih memahami kondisi kerjayang ‘sebenarnya’. Ini sesuai dengan kebutuhan yang cepat dari Helton untuk area kerja dari karyawan baru tersebut, dokumen bersifat teori hanya lebih dapat digunakan sebagai pendukung saja.

-Adanya waktu yang cukup untuk karyawan baru melakukan pertanyaan ke Manager  selama proses OJT, untuk bertanya mengenai hal yang kurang jelas selama proses pembelajaran Waktu ini sangat berharga bagi karyawan baru untuk bertanya dan mencari tahu hal yang kurang jelas dalam pengarahan oleh manager. Kadang waktu seperti ini yang sulit didapatkan dalam pelatihan OJT karena waktu pelatihan disesuaikan dengan jam kerja normal.

Kelemahan :

-Tidak adanya daftar detail pekerjaan resmi yang dikeluarkan oleh Helton Baking Company. Ini akan menjadi satu kendala bilamana Helton membutuhkan karyawan yang siap dan handal untuk mengelola satu cakupan area kerja. Tidak semua orang merupakan pengamat dan pencatat yang baik. Sehingga hasil pelatihan tiap orang bergantung sekali dengan hasil pengamatan dan kemampuan daya tangkapnya.

-Waktu pelatihan yang pendek, sementara tanggung jawab untuk satu area kerja cukup besar Seminggu adalah waktu yang sempit dalam hal penguasaan kerja, terlebih setelah itu seorang karyawan baru langsung harus menangani satu area layanan pengiriman roti. Hari per hari selama pelatihan juga tergantung atas hal – hal diluar pelatihan seperti kendaraan dan cuaca, ini bisa mengurangi lagi waktu yang tersedia untuk pelatihan.

-Ketersediaan manager untuk tempat bertanya bisa bersifat terbatas. Manager bertugas mengkomandoi setiap area kerja layanan, sehingga waktunya bukan hanya untuk bertanya bagi karyawan baru. Kemampuan untuk mengangkat telepon setiap ada Terlebih lagi adanya juga sikap dari karyawan baru yang menganggap bila banyak bertanya berarti juga kapabilitasnya kurang.

-Bila karyawan baru tidak banyak bertanya maka yang bersangkutan pun tidak akan memperoleh pengetahuan yang cukup Sifat dan perilaku orang berbeda satu sama lain ada yang bisa berkomunikasi dengan baik ada yang tidak maka perlu diterapkan metode untuk bertanya yang baik. Rangsangan untuk bertanya punperlu dibuat oleh pelatih.

Desain ulang program pelatihan pd Helton company agar lebih efektif serta alasan rasional dari Usulan :

Dokumen

Salah satu hal yang penting untuk dilakukan dalam mendesain ulang pelatihan ini adalah dikeluarkannya satu arahan resmi dari Helton mengenai detail pekerjaan per area kerja. Ini dibutuhkan agar tidak adanya pengarahan yang menyimpang ke karyawan baru. Dokumen ini dibuat oleh pihak yang akan menerima langsung karyawan baru. Dokumen ini akan memperhatikan hal – hal berikut :

-           Area cakupan yang akan dilayani - Jenis pekerjaan wajib yang harus dikerjaka

-           Urutan proses pekerjaan

-           Laporan setelah pekerjaanpihak karyawan baru yang berisi pertanyaan yang harus wajib ditanyakan mengenai urutan pekerjaan, dan detail pekerjaan yang harus dilakukan. Ini untuk menghindari sikap yang kurang aktif dari karyawan baru saat pelatihan.

Waktu

Bila memungkinkan waktu pendampingan pun perlu diperhatikan.Sangatlah baik bilamana waktu dapat ditambah mengingat karyawanakan langsung menangani satu area langsung setelah pelatihan.Waktu pendampingan satu minggu harus ditambah, ini juga untukmengantisipasi pengaruh pelatihan dari waktu pelatihan baik internalmaupun eksternal.

Pendamping

Pengutusan manager sebagai pendamping juga dirasa kurang sesuai, ini dikarenakan tugas manager yang lebih banyak dalam pengaturan dan pendistribusian kerja suatu area. Akan lebih baik bila yang ditugaskan sebagai pendamping yang memang secara langsung mengerjakan pekerjaan, bisa Supervisor atau karyawan yang lebih senior. Ini juga akan lebih membuat karyawan baru bersikap wajar dan tidak takut berbuat salah karena dibimbing manajer.

Feedback

Hal lain adalah feedback form, ini dibutuhkan juga sebagai bahan evaluasi pelatihan. Berupa form yang harus diisi karyawan baru sebagai bahan evaluasi. Disini juga dapat ditambahkan mengenai proses selama pelatihan dan apa yang kurang dari pelatihan ini.

Untuk jenis perusahaan seperti Helton memang pelatihan terbaik adalah dengan sistem OJT seperti ini, model yang perlu ditambahkan mungkin hanya ’Case Method’. Contoh kasus – kasus yang pernah
terjadi dipaparkan dan diberikan penjelasan mengenai pemecahan. Yang lain disaat awal karyawan baru adalah metode ’Verbal’ , ini dibutuhkan untuk memberitahu lewat briefing mengenai misi dan visi perusahaan. Bisa dilakukan manager atau top level perusahaan.

Oleh : Kiki Joesyiana, SE., MM